A previsão da demanda é uma atividade essencialmente ligada ao departamento comercial, que por função, tem contato direto com o mercado em que a empresa está inserida. Mas dada a importância desta atividade, ela tem elos significativos com o planejamento da produção.
Isso se dá porque a previsão da demanda é a “matéria-prima” utilizada para se planejar a produção. As previsões são o alicerce para qualquer planejamento da produção. Sendo assim, esta atividade tem participação direta ou indireta do PCP junto ao departamento comercial.
A previsão da demanda poderá ser desenvolvida de forma mais formal, técnica, estruturada, ou informal, de forma mais intuitiva, mas de toda forma é o insumo básico do planejamento, fazendo desta uma atividade crítica ao PCP.
De modo simplista, pode se resumir esta atividade como a coleta de dados e informações do comportamento do mercado em relação a empresa, adicionado a outros aspectos relevantes do cenário político e econômico, e baseado nestes se projetar o comportamento das vendas futuras.
No planejamento, o futuro é interpretado como horizontes de planejamentos, que podem ser a curto, médio ou longo prazo, cada um com suas características.
A tendência é que previsões a longo prazo tenham mais incertezas, e à medida que se encurta o horizonte, implicando em menos fatores influenciadores, tenha-se menos incertezas.
O agrupamento de informações que fomenta a atividade de previsão da demanda, passa por dados históricos das vendas dos produtos, comportamentos patentes do mercado em relação ao produto, situação econômica do mercado e do país, concorrência, variáveis de interação direta e indireta com as vendas do produto, entre inúmeras outras, fazendo dela uma atividade extremamente complexa.
Concatenar este conjunto de informações e conseguir aderir sua influência sobre um modelo matemático para previsão da demanda, e que estas previsões sejam aderentes ao real comportamento para orientar o planejamento das operações e produção da empresa, exige muito esforço e eficiência dos responsáveis pela atividade.
O resultado obtido da previsão fundamentará o planejamento, e se for obtida uma previsão não aderente a realidade, se terá implicações com diversos problemas para o planejamento e controle das operações.
A utilização de técnicas experimentadas e de ampla utilização no ambiente empresarial não será garantia de bons resultados, o que faz essa atividade estar na maior parte do tempo envolta em erros.
De modo geral, toda previsão realizada para a demanda irá ter algum grau de erro, em alguns momentos mais em outros menos, mas de modo invariável o erro estará presente de alguma forma. Sendo assim, a aplicação das técnicas busca realizar a previsão de modo a se atingir erros mínimos dentro de faixas administráveis pela empresa.
Para conseguir menores erros, é imprescindível que independente do modelo utilizado sempre haja um monitoramento dos erros. O monitoramento busca observar o comportamento dos erros, e dar subsídios para se atuar sobre os parâmetros do modelo ou a forma como as informações diversas são incorporadas a ele, sempre com o objetivo de atingir as previsões mais assertivas possíveis.
A dificuldade na adequação de um modelo para previsão da demanda é fortemente influenciada pelo mercado que esta atua, podendo ter cenários mais ou menos amigáveis as previsões.
São diversos aspectos que podem influenciar o gerenciamento do processo de previsão, dentre eles pode-se destacar alguns:
· Técnicas de previsão: é importante que as pessoas envolvidas na realização da previsão de demanda tenham conhecimentos técnicos em diferentes métodos de previsão de demanda, tanto qualitativos, quanto quantitativos. É preciso conhecimento pleno nos métodos, de modo a se ter capacidade para manipular os parâmetros dos modelos reduzindo erros, e de aplicar métodos diferentes que se adequem aos ambientes analisados;
· Análise de mercado: o departamento comercial não pode se limitar em apenas buscar vendas para o produto, é preciso ter uma relação com mercado que possibilite compreender o que ocorre no ambiente, de modo que as informações obtidas beneficiem o processo de previsão da demanda;
· Habilidade de internalização: o corpo técnico precisa ter a habilidade de compreender e analisar como os diferentes fatores e eventos do mercado podem influenciar a demanda da empresa. Esta é uma habilidade que é adquirida com o tempo de atuação dentro do mercado, ou seja, está fundamentalmente atrelada a experiência do analista naquele ambiente;
· Habilidade de adequação: em função dos erros que invariavelmente acompanham as previsões da demanda, é preciso ter a habilidade de se adaptar internamente ou conseguir barganhar com os clientes eventuais incompatibilidades entre a demanda e a disponibilidade do produto;
Para pôr em prática o processo de previsão é preciso adotar métodos estruturados que fundamentam esta atividade. De modo geral se pode dividir os métodos de previsão em duas formas principais, Técnicas Quantitativas e Técnicas Qualitativas.
As Técnicas Qualitativas utilizam-se da análise de informações e eventos do cenário, e baseiam-se principalmente na experiência das pessoas em internalizá-los como previsões de demanda, o que faz este tipo de análise ser bastante subjetiva.
Elas não se baseiam em modelos matemáticos estruturados, mas podem apresentar uma estrutura sistemática de análise e interpretação. Este tipo de técnica é especialmente importante quando não se tem dados históricos da demanda de um produto, por exemplo com um produto novo ou com a exploração de um mercado completamente novo.
Este tipo de método também desempenha um papel importantíssimo ao se ponderar as previsões realizadas com métodos quantitativos. Em análises com métodos quantitativos, não é possível para os modelos absorverem as diferentes variáveis externas que tenham de alguma forma influência sobre a demanda, assim realizando uma análise quantitativa a posteriori é possível ponderar os resultados com base nestas outras variáveis.
Por exemplo, o resultado de uma previsão quantitativa pode ser igual a 100 unidades de demanda para determinado mês. Após a aplicação do método é realizada uma ponderação qualitativa pelo pessoal do departamento comercial indicando que a empresa fechou mais um contrato de fornecimento deste produto, e a demanda deve aumentar em 20%.
O puro modelo matemático não tinha como absorver esta informação, assim ela foi inserida posteriormente com base nas informações disponíveis.
Alguns exemplos de métodos qualitativos amplamente utilizados são:
· Estimativa da força de vendas: O pessoal do departamento comercial são as pessoas quem mais tem contato com a demanda, logo realizam uma previsão baseado em sua percepção do mercado. É preciso tomar cuidado com esta técnica quando há metas baseadas nestas estimativas, porque a força de vendas pode fazer projeções subestimadas para conseguirem bater facilmente as metas.
· Júri de executivos: Este é um método utilizado principalmente em situações de novos produtos, em que não é possível ter informações prévias. As previsões são obtidas com base nas opiniões dos executivos da empresa, que são coletadas e ponderadas.
· Pesquisa de mercado: Método utilizado quando a empresa tem fácil acesso ao seu mercado direto e realiza projeções baseadas em questionários estruturados aplicados aos seus clientes.
· Método Delphi: Este método é similar ao júri de executivos, mas nesse caso a consulta as pessoas são realizadas de forma anônima. Um coordenador envia questionários com perguntas as pessoas envolvidas e estas são recebidas de volta de forma anônima. Os dados são compilados e consolidados, gerando um relatório que é enviado as mesmas pessoas. Elas podem readequar suas respostas com base nas informações, ou devolver o relatório sem alterações. São realizadas várias rodadas até se obter um consenso.
Apesar dos métodos qualitativos terem alto grau de subjetividade, sua aplicação é especialmente necessária em duas situações: (1) quando não há dados históricos para se basear; (2) e para análise de ponderação após se obter os resultados de uma previsão quantitativa.
Técnicas Quantitativas são métodos que se baseiam em modelos matemáticos, oriundos principalmente da estatística. Estas técnicas geralmente se enquadram em duas categorias: (1) métodos causais e (2) análise de séries temporais.
Métodos causais são utilizados quando há a presença de uma ou mais variáveis que influenciam diretamente a demanda para projetar as demandas futuras. Por exemplo, as vendas de sorvete têm uma relação direta com a temperatura ambiente, assim uma sorveteria poderia utilizar um método causal que faz uma relação entre a temperatura e as vendas de sorvetes para realizar suas previsões.
Uma forma bastante utilizada para realização de previsões com métodos causais é a simples relação das vendas com o passar do tempo por meio de uma regressão linear simples. Quando há mais de uma variável que pode ter influência sobre a demanda é preciso utilizar-se de métodos mais complexos.
Métodos de análise de séries temporais talvez sejam os métodos mais utilizados porque se utilizam de dados históricos das vendas para realizar sua própria previsão para o futuro. Ou seja, assume-se que de algum modo os padrões de comportamento da demanda no passado se repetirão no futuro.
Alguns métodos quantitativos comumente utilizados são:
· Previsão ingênua: simplifica a previsão assumindo a previsão do próximo período como sendo a demanda do último;
· Média móvel: faz uma média simples com base em diferentes quantidades de períodos;
· Médias ponderadas: aplica-se pesos de influência para períodos diferentes;
· Suavização exponencial: pondera-se os erros para realizar a previsão do próximo período;
· Regressão linear: assume a relação entre duas variáveis para realizar as previsões;
· Regressão múltipla: assume a relação entre mais de duas variáveis para se realizar as previsões;
O mais comum, é que se aplique técnicas quantitativas baseadas nos dados históricos da demanda, e posteriormente realize-se uma análise qualitativa para absorção dos eventos, fatores e ocorrências do mercado e da economia, para ajuste das previsões realizadas.
Para realização de previsões robustas é preciso aplicar um método estruturado de previsão, independente de se utilizar métodos qualitativos, quantitativos ou ambos.
Ao se iniciar a atividade é preciso determinar um objetivo, coletar dados, selecionar um método, para enfim realizar as previsões. Depois das previsões realizadas é preciso monitorar o modelo de modo a observar os erros para avaliar a sua acurácia.
O modelo apresentado a seguir apresenta uma forma estruturada de se abordar a atividade de previsão da demanda.
Figura 5.1 – Etapas do modelo de previsão
As etapas da figura são descritas a seguir.
· Objetivo: Ao iniciar o processo de previsão é preciso deixar claro qual o objetivo. Deve-se determinar um escopo mais específico ou mais abrangente, ou seja, as previsões serão específicas de um produto, ou de uma família de produtos. Outra questão é a unidade periódica a ser utilizada, serão previsões para dias, semanas, meses ou anos no futuro. Pode-se, por exemplo, buscar fazer uma previsão de uma família de produtos para os próximos seis meses, ou a previsão de um produto específico para as próximas quatro semanas. O objetivo deve estar claro para que não haja desvirtuamento nas próximas etapas.
· Coleta de dados: Busca-se dados históricos da demanda relacionadas ao objetivo definido anteriormente. Além de dados históricos é preciso coletar as informações de cenário econômico e de mercado, eventos que afetam direta ou indiretamente as vendas, comportamento dos concorrentes e clientes, entre diversos outros que sejam de conhecimento que influenciam a demanda.
· Técnica de previsão: Com dados abundantes referentes ao objetivo definido, é o momento de modelar e simular cenários aplicando as mais diversas técnicas. Geralmente utilizam-se métodos fundamentados na estatística para desenvolver estes modelos. Na literatura existem inúmeros métodos que se adequam a diferentes tipos de cenários, além destes mesmos métodos serem utilizados de formas adaptadas para diferentes situações. Assim, o importante aqui é exaurir as possibilidades conhecidas e acessíveis de métodos de previsão da demanda, realizando simulações, e identificando a opção que apresentou melhor desempenho ao realizar as previsões simuladas do objetivo definido. As técnicas quantitativas podem ser desenvolvidas por meio de planilhas de cálculos, softwares estatísticos, ou ainda nos próprios sistemas ERP das empresas que já contam com modelos embutidos;
· Realizar as previsões: Com o método selecionado é o momento de pô-lo em prática e efetivamente realizar as previsões.
· Monitorar o método: Após o início da aplicação do método, inicia-se uma etapa tão importante quanto as outras, e que não pode ser negligenciada, o acompanhamento do desempenho do método escolhido. Não é porque durante as simulações o método se apresentou efetivo, que ao longo do tempo sua aderência realizando previsões eficazes não possa ser deteriorada. Assim, é preciso sempre monitorar os erros oriundos das previsões de modo a identificar os desvios do método, e se for o caso, inclusive descartá-lo quando seus erros se tornam excessivos. Tendo um modelo deteriorado e descartado, é preciso voltar a etapa de escolha de um método novamente para definir uma nova forma de se realizar as previsões.
Esta sequência de etapas conceituais orienta o desenvolvimento de qualquer processo de previsão de demanda, independentemente do método aplicado.
Conforme mencionado, a etapa de coleta de dados que irá gerar a matéria-prima utilizada para desenvolvimento das previsões, obtendo informações abrangentes, desde que relacionadas diretamente ao objetivo definido. Dentre os diversos tipos de informações possíveis para utilização, algumas tendem a ser mais relevantes, das quais pode-se elencar as seguintes:
· Os dados históricos das vendas período a período são os dados mais importantes, e na maioria das vezes imprescindíveis, para aplicação de métodos quantitativos;
· Informações diversas que expliquem comportamentos atípicos ou extraordinários da demanda em períodos passados;
· Dados e informações históricas que sabidamente tem relação direta ou indireta com o comportamento da demanda, e uma previsão da situação futura destas variáveis e sua possível influência na demanda;
· Informações da conjuntura macroeconômica, do mercado direto e cadeia de suprimentos onde a empresa está inserida, assim como perspectivas futuras para essas informações;
· Informações dos clientes obtidas por meio de relacionamento direto;
· Informações relacionadas aos concorrentes que podem afetar o mercado;
· Informações de decisões mercadológicas definidas pela área comercial e seu impacto no comportamento da demanda;
A compilação e análise dessas e de outras informações é trabalhosa, traz algum grau de subjetividade, e ganha em assertividade à medida que se tenha mais experiência dentro do cenário em que se está inserido.
Com relação especificamente ao histórico da demanda, sua compilação e sequenciamento período a período dá origem ao que se chama de série temporal. A série temporal de dados da demanda representada visualmente em gráficos de linhas revela o comportamento básico da demanda. Estes comportamentos podem ser caracterizados em quatro formas principais:
· Horizontal: os dados têm pequenas oscilações ao longo do tempo, estando sempre em torno de uma linha média;
· Com tendência: os dados apresentam um aumento ou redução sistemática ao longo do tempo;
· Sazonal: os dados apresentam um padrão de comportamento que se repete de tempos em tempos;
· Errático: os dados se apresentam com variações erráticas sem um comportamento claro evidente;
A figura a seguir apresenta visualmente os comportamentos mencionados.
Figura 5.2 – Comportamento da demanda
De modo geral os métodos de previsão apresentados aqui podem auxiliar na previsão de demandas com comportamentos horizontal, com tendência e sazonal. Geralmente demandas erráticas estão associadas a produtos que estão no final da vida, ou a produtos diferenciados dentro do portfólio da empresa, o que na maioria das vezes pode ter sua demanda associada a outras variáveis não facilmente detectáveis.
O comportamento da demanda pode ser entendido de forma agregada, considerando os vários produtos produzidos ou de forma específica para cada modelo de produto. É possível que produtos diferentes, mas similares tenham comportamentos distintos, e ainda que ao longo do horizonte o comportamento da demanda do produto se altere.
Toda demanda também é influenciada pelo mercado e suas inúmeras variáveis, mas juntamente a isto há as variações aleatórias que são uma parcela do comportamento da demanda que são imprevisíveis.
É importante que na etapa de seleção da técnica de previsão teste-se o maior número de métodos disponíveis afim de identificar qual se adere mais ao comportamento da demanda estudada.
Assim, conclui-se que não há um método que é melhor que os outros. Cada método terá maior ou menor aderência ao comportamento da demanda no momento da realização do estudo, entregando maiores ou menores erros. Esta constatação indica que a atividade de monitoramento dos erros do método utilizado é imprescindível para se manter a assertividade das previsões.
